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Apresentação do Projeto PAE aos gestores da Secretaria de Saúde do Estado.

21/06/2016 - Michelly Ribeiro Gomes

A equipe de gerenciamento do Projeto PAE, em visita a Secretaria de Saúde do Estado do Tocantins – SESAU na tarde desta segunda-feira, (23/05/2016) apresentou o Projeto de implantação e adoção do Processo Administrativo Eletrônico no âmbito Estadual.

Visando adquirir melhorias consideráveis no desempenho dos processos da administração pública, observada a necessidade de construção de uma infraestrutura que permita o desenvolvimento da atividade administrativa de modo 100% digital, mais eficaz, mediante a automação de rotinas e atos processuais, reduzindo gastos com insumos e contribuindo para a preservação do meio ambiente, surgiu o PAE – um projeto da gestão pública, que possui o Sistema de Gestão de Documentos – SGD, como plataforma.

A ferramenta SGD conglomera módulos e funcionalidades que permitirão uma maior eficiência administrativa, tencionando a substituição do papel como suporte físico, por documentos natos digitais. Pretende-se que o envio de documentos e/ou processos para outros órgãos seja, na essência, tão prático quanto tramitar um processo entre setores dentro da própria Secretaria ou Autarquia.

O Secretário Marcos Esner Musafir e demais gestores da pasta, observaram atentamente as informações expostas na sala de reuniões, disponibilizada especialmente para a apresentação do Projeto.

Roberto Guarda, Michelly Gomes e Lívia Graciely, membros da equipe PAE, perceberam entusiasmo advindo dos servidores presentes em relação às propostas do Projeto e sentiram inclusive preocupação sobre as possíveis ampliações e aperfeiçoamentos na infraestrutura que garantam o prosseguimento das ações.

Benefícios como celeridade nas tramitações, economicidade e aumento da produtividade são alguns entre vários ganhos que o projeto almeja através da sua correta implantação e do uso completo da ferramenta SGD, um Sistema de Gestão de Documentos que já é conhecido pelo Poder Executivo do Estado do Tocantins, porém vem sendo subutilizado, seja pela falta de normativas que regulamentem sua utilização ou simplesmente pela ausência de motivação por parte dos servidores em adaptar-se às mudanças em suas rotinas de trabalho.

Tão logo haja a publicação do Decreto Estadual, que já encontra-se na Casa Civil, bem como a atualização da versão do Sistema com as novas funcionalidades que permitem a implementação do Processo Eletrônico, a equipe do Projeto juntamente com o Comitê Gestor do PAE e as Comissões Técnicas Internas dos Órgãos poderão definir quais atividades terão seus processos sendo autuados apenas no suporte digital, gradativamente, dispensando o uso do papel, de modo que todos os autos processuais destes processos poderão ser produzidos, transmitidos, armazenados e assinados por meio eletrônico, na forma da lei. A equipe do Projeto PAE conclui que a principal resistência a esta inovação será a mudança de cultura do papel para o digital, a qual virá dos próprios servidores públicos, e ao mesmo tempo, apenas com a integração de todos, será possível fazer com que se mude a cultura e se alcance a percepção do quanto é imprescindível modernizar a Gestão Pública.

 Identificado alguns objetivos em comum com o próprio Mapa Estratégico da SESAU, construído baseado na Missão da Secretaria, que visa promover a capacidade de gestão e operacionalização da saúde nos municípios, aprimorar a gestão hospitalar, bem como a gestão de processos, projetos e fluxos, a expectativa gerada é que o sucesso da implantação do Processo Administrativo Eletrônico ajudará também no alcance das metas traçadas pela Secretaria de Saúde, o que motiva o comprometimento dos servidores e fortalece a parceria esperada.

Após a indicação das comissões e multiplicadores, do prosseguimento das capacitações, a ideia é que o servidor ainda resistente à mudança não seja um entrave, se apresente como parte da solução, permita-se conhecer a verdadeira capacidade do SGD, que vai além de um mero protocolo digital, compreenda e colabore com os objetivos centrais do Projeto PAE.

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