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Governo investe em modernização e eficiência nos processos administrativos

10/10/2017 - Suellen Lustosa/SEPLAN

Atualmente a implantação do processo eletrônico é um caminho natural da gestão pública e vem sendo tratado com prioridade pelo Governo do Estado. Pensando nisso a Secretaria do Planejamento e Orçamento, responsável pelo Projeto PAE, está avançando nos trabalhos de implantação do Processo Administrativo Eletrônico – PAE, colocando o Tocantins entre os estados pioneiros que buscam a modernização da gestão do poder executivo, objetivando a melhoria no desempenho dos processos administrativos, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência e redução de custos.

A equipe de técnicos do projeto PAE vem realizando reuniões com os órgãos da administração estadual visando preparação e conscientização dos servidores para trabalhar com processos digitais, onde o maior desafio é a mudança de cultura. Desde o segundo trimestre deste ano está liberada a autuação de processos de aquisição, com valores abaixo de R.000,00 e pagos pela cota, no suporte digital, para os órgãos que compõem o Comitê Gestor do PAE. A Secretaria do Planejamento e Orçamento e a Controladoria Geral do Estado estão à frente com diversos processos administrativos eletrônicos rodando internamente.

No último mês também entrou em fase piloto a movimentação de processos eletrônicos entre a Secretaria do Planejamento e Orçamento e a Secretaria da Administração. Já foram autuados processos de solicitação de auxílio natalidade, indenização de férias suspensas e histórico funcional.

De acordo com a gerente do projeto, Keila Rosegela Parreira de Freitas, o processo eletrônico está sendo implantado gradativamente de modo que possam ser realizados ajustes no fluxo dos processos e nos documentos utilizados, e ainda dar oportunidade de aprendizagem aos servidores envolvidos. “A ideia é preparar os órgãos que recebem um fluxo maior de processos oriundos de outras pastas, antes de liberarmos a autuação de processos eletrônicos a todos”, enfatizou a gerente.

“Iniciaremos o trabalho com os setores de protocolo e as respectivas comissões técnicas de implantação do PAE no sentido de reduzir consideravelmente a entrada de documentos externos em papel nos órgãos”, destacou o Superintendente de Tecnologia da Informação, Stanley Carlos Novais.

Para o Secretário David Torres, esse será um grande legado para a eficiência no serviço público. “Trata-se de uma inovação na forma de trabalhar que impactará em redução de custos, celeridade processual e segurança da informação”, enfatiza o gestor.

Sobre o Projeto PAE

O projeto está em fase de execução de projeto piloto e o principal desafio é a mudança de cultura de utilização do papel, naturalmente construída ao longo do tempo, haja vista a ausência de meios que viabilizassem a utilização de processos eletrônicos.

Para a implementação do PAE está sendo utilizado como ferramenta o Sistema de Gestão Documental – SGD, solução adquirida e implantada no Estado do Tocantins em 2012. O fato de ser uma ferramenta já utilizada pelos servidores públicos facilita de maneira considerável a implantação do PAE. Ao final de 2016 foi atualizada para uma versão que contempla funcionalidades que suportam o processo eletrônico e desde então os servidores estão sendo incentivados a produzirem documentos natos digitais, de modo a se prepararem para o processo eletrônico. Foram treinados 1100 servidores multiplicadores nesta nova versão do sistema.

Em cada órgão do poder executivo, foi criada uma Comissão Técnica Interna para apoio à implantação e adoção do PAE. Também foi criado o Comitê Gestor do PAE, responsável por dirimir as dúvidas das comissões e definir normativas inerentes ao processo eletrônico.

O decreto nº 5.490, de 22 de agosto de 2016, dispõe sobre o Processo Administrativo Eletrônico no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, bem como institui o uso do SGD e regulamenta as Comissões Técnicas Internas e o Comitê Gestor do PAE.

FONTE: http://seplan.to.gov.br/noticia/2017/10/10/governo-investe-em-modernizacao-e-eficiencia-nos-processos-administrativos/

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