Perguntas Frequentes

1) O que é o Processo Administrativo Eletrônico - PAE? 

Processo Administrativo Eletrônico é o processo administrativo criado e tramitado de forma eletrônica. Todos os documentos que integram o processo são criados digitalmente ou digitalizados, e a tramitação não exige o uso de papel: tudo é enviado e recebido eletronicamente, através de um sistema que funcione em rede ou através da Internet. Com isso, é possível ter economia de tempo, espaço físico, papel e outros insumos, além de um ganho de agilidade e controle na movimentação de processos, com grande potencial de redução do tempo médio de tramitação dos processos.

 

2) Quais as justificativas para a implantação do PAE ?

Resumidamente, as justificativas para a implantação do Processo Administrativo Eletrônico são:

  • Necessidade de reduzir custos;
  • Modernização da gestão pública;
  • Dar transparência e eficiência ao processo administrativo;
  • Atender a legislação vigente ;
  • Agilizar os trâmites processuais;
  • Melhorar os serviços ofertados à sociedade;
  • Aumentar a produtividade dos servidores;
  • Além de permitir responder às seguintes dúvidas comuns no cotidiano da administração pública: Onde está o processo, agora? Por quais unidades o processo tramitou? Quanto tempo o processo ficou em determinada unidade? Como estão distribuídos os processos em minha unidade? Como encontrar processos que contém determinado assunto ou palavra-chave? Como consultar o conteúdo de um processo que está em outro setor ou órgão? Como gerenciar prazos de resposta para um despacho efetuado?

 

3) Quais os benefícios esperados com a implantação do PAE?

Em geral os benefícios esperados pelo projeto de implantação do PAE são:

  • Celeridade na tramitação de processos;
  • Diminuição nos custos de armazenagem de documentos e processos;
  • Redução no consumo de papel, cartuchos de tinta, tonners, fotocópias, malotes, transportes;
  • Facilidade e rapidez na localização de documentos e processos;
  • Controle e acompanhamento do trâmite processual;
  • Aumento na produtividade dos colaboradores;
  • Retenção de conhecimento, através da padronização de procedimentos e documentos, permitindo o uso e reuso das informações;
  • Segurança e transparência;
  • Aumento de controle dos processos, eliminando os riscos de perda, roubo e extravio;
  • Ganhos sociais com a melhoria dos serviços prestados;
  • Controle da proliferação e da duplicação de arquivos;
  • Conformidade com normas e regulamentos.

 

4) O que é o Sistema de Gestão de Documentos – SGD? Para que ele serve?

O SGD é um sistema que permite iniciar processos, criar e editar documentos, tramitar processos para múltiplas unidades e realizar todas as tarefas necessárias para a análise e os despachos necessários a todos os processos administrativos. Trata-se de um sistema seguro, que funciona por meio da web e está disponível a todos os órgãos do Estado.

O SGD é um sistema que operacionaliza o Processo Administrativo Eletrônico. Ele foi adquirido pelo Estado em 2011 e foi implantado em todos os órgãos em 2012, quando foi abolido o "caderninho de protocolo". Mas até então o sistema foi utilizado apenas para registros dos trâmites dos documentos e processos, pois nem todos os órgãos estavam digitalizando os documentos ou mesmo criando documentos digitais assinados eletrônicamente com certificado digital. A partir da publicação do decreto estadual que regulamentará a utilização do SGD e instituirá a política de processo administrativo eletrônico no Estado, poderemos efetivamente começar a modernizar os trâmites processuais, implantando o processo eletrônico, sem necessidade do processo físico em papel.

Já é utilizado por uma série de órgãos do Executivo, Legislativo e Judiciário no Brasil, tais como: Senado Federal, Petrobrás Distribuidora SA, Ancine - Agência Nacional do Cinema, ANP - Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis, INPE - Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais, Ministério da Ciência e Tecnologia, ANAC - Agência Nacional de Aviação Civil, ANA - Agência Nacional de Águas, Caixa Seguros, Rede Energia, CEMEF - Secretaria Municipal de Finanças de Manaus, dentre outros.

 

5) O que são as Comissões Técnicas de Apoio à Implantação do PAE? Quais suas atribuições?

Equipe multidisciplinar, composta por no mínimo 04 pessoas, sendo uma da área de TI, uma da área fim, uma do protocolo e uma área administrativa, com o objetivo de auxiliar no projeto de implantação e adoção  do processo eletrônico no órgão. Possui as seguintes atribuições:

  • Acompanhar a implantação e adoção do PAE no órgão;
  • Realizar ações de sensibilização quanto ao projeto para os servidores do órgão;
  • Definir fluxos de trabalho/regras de utilização do sistema dentro do órgão;
  • Envio de boletins informativos por e-mail aos servidores com novidades sobre o sistema (novas funcionalidades, alterações);
  • Tratar problemas internos com relação à utilização do sistema, identificando possíveis falhas do sistema e encaminhando ao comitê gestor;
  • Garantir que o sistema esteja sendo utilizado efetivamente dentro do órgão;
  • Garantir que os documentos cadastrados no sistema SGD possuam arquivo digital;
  • Mobilizar os servidores e remover impedimentos;
  • Dar publicidade dentro do órgão para a implantação e adoção do processo eletrônico, divulgando a importância do projeto no âmbito do Governo Estadual bem como o impacto positivo que o mesmo causará nas suas atividades;
  • Encaminhar ao Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico - CGPAE dúvidas não solucionadas internamente.
     

6) O que é Comitê Gestor do PAE (CGPAE) ? Quais suas atribuições?

O Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico (CGPAE) é o comitê que supervisionará o Projeto de Implantação e Adoção do Processo Administrativo Eletrônico no governo estadual. São atribuições do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico:

  • Administrar o Sistema de Gestão Documental nos aspectos relacionados à sua estrutura, implementação e funcionamento;
  • Definir e priorizar diretrizes e escopo de implantação e de expansão do projeto, bem como auxiliar na definição do cronograma de implantação do Processo Administrativo Eletrônico nos órgãos do poder executivo do Estado;
  • Determinar a realização de auditorias no sistema, especialmente no que diz respeito à integridade das suas informações e segurança;
  • Promover a integração com demais órgãos e entidades necessários ao desenvolvimento e implantação do Processo Administrativo Eletrônico;
  • Aprovar projetos propostos pelas Comissões Técnicas Internas dos Órgãos e envidar esforços para assegurar os recursos necessários para executá-los;
  • Analisar e apresentar soluções para as questões, problemas e riscos que forem apresentados pelas Comissões Técnicas Internas dos Órgãos;
  • Acompanhar os resultados decorrentes da execução do Plano de Gerenciamento de Projeto de implantação e adoção do Processo Administrativo Eletrônico;
  • Zelar pela contínua adequação do SGD à legislação de gestão documental;
  • Acompanhar a adequada utilização do SGD, zelando pela qualidade das informações nele contidas;
  • Propor revisões das normas afetas ao Processo Administrativo Eletrônico;
  • Apoiar a promoção de capacitação, suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à utilização do SGD.
     

7) Quais os órgãos que terão representantes no Comitê Gestor CGPAE?

  1. Secretaria do Planejamento e Orçamento, que o presidirá;
  2. Casa Civil;
  3. Procuradoria Geral do Estado;
  4. Secretaria da Administração;
  5. Secretaria da Fazenda;
  6. Controladoria Geral do Estado;
  7. Secretaria da Educação.


8) O que é certificado digital?

Certificado digital é um documento eletrônico que contém dados sobre uma pessoa ou empresa, que o utiliza para comprovar sua identidade perante terceiros. Funciona como uma carteira de identidade eletrônica, permitindo que transações via internet, assinatura digital de documentos e autenticação de usuários tornem-se operações seguras.

 

9) O que é assinatura digital?

Assinatura digital de um documento é o método para, por meio de autenticação com certificado digital, garantir a autenticidade e a integridade daquele documento, ou seja, provar que o autor é quem diz ser e que o conteúdo daquele documento não foi alterado desde a sua assinatura.