Sobre o projeto PAE

O Governo do Estado do Tocantins por meio da Secretaria do Planejamento e Orçamento – SEPLAN está trabalhando no Projeto de Implantação e Adoção do Processo Administrativo Eletrônico – PAE.

Coordenado pela Superintendência de Tecnologia da Informação – STI, o PAE é um projeto de gestão pública, que visa à obtenção de melhorias significativas no desempenho dos processos administrativos, trazendo grande avanço na modernização da gestão pública do Estado do Tocantins, com foco em resultados e melhorias nas práticas de governo, abrangendo todas as unidades da administração direta e indireta do governo.

A implantação do PAE possibilitará a tramitação totalmente eletrônica dos processos e documentos, permitindo maior agilidade na distribuição, processamento e resposta de qualquer tipo de recurso, acesso instantâneo aos dados dos processos, controle completo e imediato, de qualquer lugar e de todos os documentos trazendo economia e transparência ao Estado.

Em geral os benefícios esperados pelo projeto são:

•             Celeridade na tramitação de processos;

•             Diminuição nos custos de armazenagem de documentos;

•             Redução no consumo de papel, cartuchos de tinta, tonners, fotocópias, malotes, transportes, tempo gasto procurando documentos;

•             Redução do custo de guarda e distribuição de documentos e processos;

•             Facilidade e rapidez na localização de documentos e processos;

•             Controle e acompanhamento do trâmite processual;

•             Aumento na produtividade dos colaboradores;

•             Retenção de conhecimento, através da padronização de procedimentos e documentos, permitindo o uso e reuso das informações;

•             Facilidade na busca e localização de informações;

•             Segurança e transparência;

•             Prevenção de acesso não autorizado a documentos e processos;

•             Aumento de controle dos processos, eliminando os riscos de perda, roubo e extravio;

•             Ganhos sociais com a melhoria dos serviços prestados;

•             Resgate e controle de realizações passadas;

•             Controle da proliferação e da duplicação de arquivos;

•             Conformidade com normas e regulamentos;

•             Coadjuvante na gestão de conhecimento.

Foi adotado como solução tecnológica o Sistema de Gestão de Documentos - SGD, implantado em 2012 em todos os órgãos e entidades da esfera estadual, o mesmo já possui suporte à produção, edição, assinatura e trâmite eletrônico de processos e documentos e por ser utilizado ostensivamente em todos os órgãos, facilita de maneira considerável a implantação do PAE.

O projeto prevê a criação de comissões técnicas internas de cada órgão para auxiliar no planejamento e monitoramento da implantação do PAE e a definição de um comitê gestor responsável por dirimir as dúvidas das comissões e definir normativas inerentes ao processo eletrônico. Dessa forma pode-se observar que o resultado do projeto será fruto de uma ação colaborativa entre os órgãos.

O principal desafio do projeto é a mudança de cultura de utilização do papel arraigada nos processos de trabalho organizacionais, neste sentido estão previstas ações e ferramentas de gestão de mudanças através do estímulo ao uso do meio eletrônico, tratamento às resistências demonstrando as facilidades e os ganhos com o projeto, além de um programa contínuo de treinamento.

A mudança do processo administrativo tradicional para o processo eletrônico se dará de forma gradativa. Após a formação dos multiplicadores e das comissões técnicas, serão definidos alguns processos de trabalho das áreas meio e fim, que farão parte do projeto piloto. Após a avaliação do projeto piloto e ajustes necessários, parte-se para a implantação do processo eletrônico em todo o Estado, inicialmente com estimativa de duração de 24 meses de trabalho com perspectivas de que ao final deste prazo 80% de todos os documentos e processos tramitados sejam feitas de forma totalmente eletrônica.