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Seplan avança em mais uma etapa rumo à implantação do PAE

01/12/2017 - Marcus Wagner/Governo do Estado

Secretaria do Planejamento e Orçamento (Seplan), por meio da equipe da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), responsável pelo gerenciamento do projeto de implantação do Processo Administrativo Eletrônico,  no Estado do Tocantins (PAE) realizou  na última terça-feira, 28, no Auditório do Palácio Araguaia, uma reunião com os gestores e técnicos dos Órgãos do Poder Executivo do Estado, no sentido de alinhar os últimos detalhes e sensibilizar sobre a importância da implementação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE) a partir de 1º de janeiro de 2018.

Durante a reunião os gestores e técnicos integrantes das comissões internas tiveram a oportunidade de  esclarecer e tirar dúvidas sobre as regras do PAE e o uso do Sistema de Gestão de Documentos (SGD), software que foi adquirido pelo Governo para facilitar a produção e tramitação de documentos e processos, regulamentado por meio do  decreto nº 5.490, de 22 de agosto de 2016, que dispõe sobre o Processo Administrativo Eletrônico no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, bem como institui o uso do SGD e regulamenta as Comissões Técnicas Internas e o Comitê Gestor do PAE.

Para o Secretário David Torres, esse será um grande legado para a eficiência no serviço público. “Trata-se de uma inovação na forma de trabalhar que impactará em redução de custos, celeridade processual e segurança da informação. Para isso, é fundamental  o esforço e o envolvimento de todos os gestores e técnicos do Poder Executivo, para aplicação dessa ferramenta nas pastas, obedecendo o prazo determinado” esclarece o gestor.

De acordo com a analista de tecnologia da informação e gerente do projeto PAE, Keila Rosegela de Freitas, o projeto piloto teve início no último mês de setembro, entre SEPLAN e a SECAD, de modo a tramitar processos eletrônicos oriundos do RH da SEPLAN para a SECAD.” A ideia foi para preparar os servidores da SECAD com o processo eletrônico, antes de liberar o envio desse tipo de processo no suporte digital por todos os órgãos. Até o momento 9 processos desse tipo (histórico funcional, solicitação de indenização de férias suspensas, auxílio natalidade e correção de período aquisitivo de férias) já foram criados totalmente eletrônicos”, disse a analista.

Segundo a analista, no mês de outubro de 2018 também teve início o projeto piloto de folha de pagamento para os órgãos CGE, SEPLAN e SECAD, com o intuito de definir as regras e treinar os servidores da SEFAZ responsáveis pela execução da folha de pagamento, antes de liberar o envio de processo eletrônico desse tipo pelos demais órgãos.

Em novembro, a Seplan deu início da digitalização dos processos correntes em suporte papel, de modo a trabalhar apenas com processos eletrônicos a partir de 2018. Já são 40 processos eletrônicos autuados até o momento.

 Projeto PAE

O objetivo do PAE é modernizar, dar segurança e maior transparência no serviço público, além de trazer economia, agilidade e eficiência para a gestão estadual.

O projeto traz a transição entre o papel e o digital, e por meio do sistema é possível criar e tramitar documentos digitais com assinatura eletrônica, dispensando o uso do papel.

Em fase de execução o projeto piloto tem como principal desafio a mudança de cultura de utilização do papel, naturalmente construída ao longo do tempo.

Para a implementação do PAE está sendo utilizado como ferramenta o Sistema de Gestão Documental – SGD, solução adquirida e implantada no Estado do Tocantins em 2012. O fato de ser uma ferramenta já utilizada pelos servidores públicos facilita de maneira considerável a implantação do PAE.

Foram treinados 1100 servidores multiplicadores nesta nova versão do sistema. Em cada órgão do poder executivo, foi criada uma Comissão Técnica Interna para apoio à implantação e adoção do PAE. Também foi criado o Comitê Gestor do PAE, responsável por dirimir as dúvidas das comissões e definir normativas inerentes ao processo eletrônico.

Fonte: http://seplan.to.gov.br/noticia/2017/12/1/seplan-avanca-em-mais-uma-etapa-rumo-a-implantacao-do-pae/